DES OUTILS QUI SE PARLENT
Connecter.
Puis laisser circuler.
Un formulaire alimente votre CRM. Une commande crée une tâche. Vos outils échangent les bonnes informations au bon moment.
Automatisation & IA
04 / L’ESSENTIEL
Tout commence
par l’essentiel.
L’INTELLIGENCE UTILE
L’IA n’a pas besoin d’en faire plus. Elle a besoin de faire ce qui vous est vraiment utile.
DÉCOUVRIR AUTOMATISATION & IA
L’IA en action.
Vous aux commandes.
Connecter.
UNE IA AVEC DU CONTEXTE
Vos connaissances.
À portée de question.
Un assistant connecté aux documents autorisés retrouve l’information, prépare une synthèse et vous aide à vérifier ses sources.
VOUS GARDEZ LA MAIN
L’IA prépare.
Vous décidez.
Qualifier une demande, extraire des données, préparer une réponse. Les validations humaines restent là où elles font la différence.
PROJET D’EXEMPLE / AUTOMATISATION & IA
Bons de
commande.
Le traitement automatique des bons de commande, du mail à Sage X3.
Administration des Ventes
Octobre 2026
Un mail transféré.
Le traitement prend le relais.
L’Administration des Ventes transfère le mail du client vers une boîte dédiée. Le workflow n8n lit le bon de commande, contrôle les données, prépare l’import et répond à l’ADV avec le résultat du traitement.
- 01Lire
- 02Contrôler
- 03Transmettre
DU DOCUMENT AUX DONNÉES VÉRIFIÉES
L’IA lit.
Les règles décident.
Mail transféré
PDF joint ou texte du message
Lecture IA
Informations structurées
Contrôles
Client, articles et quantités
Import ERP
Fichier puis traitement dédié
Retour ADV
Résultat et mail archivé
L’import dans Sage X3 est réalisé par un traitement dédié, après le dépôt du fichier par n8n.
n8n · MICROSOFT 365 · CLAUDE · SAGE X3Un projet pour l’Administration des Ventes
LE POINT DE DÉPART
Moins de recopie.
Moins d’erreurs.
Ouvrir chaque mail, lire le PDF ou le texte, retrouver le client dans l’ERP, identifier les articles puis saisir chaque ligne : une même commande passait par plusieurs recopies. Une référence mal lue, une quantité inversée ou une adresse de facturation confondue avec la livraison pouvaient alors se glisser dans la saisie.
LA RÉPONSE
Des contrôles.
À chaque étape.
Le workflow automatise cette préparation et réduit les risques liés à la recopie. L’IA extrait les informations ; les règles du workflow les rapprochent des référentiels. Une identité incertaine ou un article inconnu n’est jamais remplacé par une supposition.
LE TRAITEMENT, PAS À PAS
Un parcours clair.
Jusqu’au dernier article.
Lire le document.
n8n surveille la boîte dédiée et récupère le PDF joint ou le bon de commande présent dans le corps du message. Un seul appel à Claude, via l’API Anthropic, assure la lecture du document et l’extraction des données.
L’IA lit aussi la mise en page des documents scannés et des tableaux variables. Elle restitue le numéro de commande, les dates, l’adresse de livraison et, pour chaque ligne, la référence, la désignation et la quantité.
Identifier le bon client.
Le point de départ est l’adresse de livraison, car le document porte rarement le code client interne. Le workflow récupère les clients du code postal, puis évalue le recouvrement des mots de la rue et de la raison sociale.
Le meilleur candidat doit dépasser un seuil de confiance et devancer nettement le deuxième. Deux sociétés peuvent avoir des adresses très proches : si aucun client ne se distingue clairement, la commande passe en erreur. Le client n’est jamais deviné.
Retrouver chaque article.
La référence est cherchée d’abord dans la table articles-clients de l’ERP, puis dans le catalogue interne. Cet ordre évite qu’une référence client, également valide dans le catalogue mais pour un autre produit, conduise au mauvais article.
Une référence introuvable n’est pas remplacée par la plus proche. La ligne est exclue du fichier d’import et signalée en rouge dans le mail de retour, pour une saisie manuelle par l’ADV.
Convertir les quantités.
Palettes, colis, tonnes : les unités commandées peuvent différer des unités internes. Un classeur tenu par l’ADV définit les conversions par client ou par groupe de clients.
Ce classeur est relu à chaque exécution. Le retour affiche côte à côte la quantité du bon de commande et la quantité réellement transmise.
Transmettre et rendre compte.
n8n produit le fichier au format d’import de l’ERP et le dépose sur un partage réseau. Un traitement dédié le reprend périodiquement pour créer la commande. Sage X3 est consulté en lecture pour vérifier sa création.
La réponse reste dans le fil du mail transféré : statut, client identifié, sort de chaque ligne, quantités et consignes de la fiche client — conditions de franco, validité des prix et consignes de substitution. Le message d’origine est ensuite archivé.
LE RETOUR À L’ADV
Un retour.
Quatre issues.
Chaque bon de commande produit un mail, même lorsque le traitement échoue. L’ADV sait ce qui est passé et ce qui demande une action.
- Complet
Toutes les lignes sont passées.
Aucune saisie complémentaire à effectuer.
- Partiel
La commande est passée, à l’exception des lignes signalées en rouge.
L’ADV saisit manuellement les lignes écartées.
- Erreur
Rien n’est passé : le client n’a pas été identifié ou aucune ligne n’a pu être résolue.
L’ADV reprend le bon de commande. Un cas incertain est un résultat de contrôle, pas une panne.
- Rejeté
Le document n’est pas un bon de commande client.
Une confirmation de commande renvoyée signée est notamment rejetée pour éviter de créer un doublon.
LES OUTILS DU PROJET
Chaque outil
a son rôle.
- n8n auto-hébergé
- Orchestre les étapes, les connexions aux systèmes et la gestion des erreurs.
- Microsoft 365
- Lit la boîte dédiée, répond dans le fil et déplace les messages traités.
- Claude · API Anthropic
- Lit et structure les bons de commande : OCR et extraction en un seul appel.
- Entrepôt de données interne
- Expose les référentiels ERP en lecture seule : clients, adresses de livraison, catalogue, correspondances articles-clients et notes client.
- Sage X3
- Est consulté en lecture pour vérifier qu’une commande a bien été créée.
- Partage réseau
- Reçoit les fichiers d’import et héberge le classeur des règles de quantité.
CE QUI RESTE EN DEHORS DU WORKFLOW
L’ADV garde
la main.
- L’intégration dans l’ERP est réalisée par un traitement dédié, distinct du workflow n8n.
- Le fichier d’import ne contient ni prix ni conditions commerciales.
- L’ADV reçoit le résultat ; aucune réponse automatique n’est envoyée au client.
- Les lignes écartées restent à saisir manuellement.
POUR UN TRAITEMENT FIABLE
Les bonnes données.
Les bons gestes.
- Les références du client doivent être renseignées dans la table articles-clients de l’ERP. L’ADV ou le commercial l’enrichit ; elle sert aussi à la saisie manuelle.
- Les codes saisis dans le classeur de conversion doivent correspondre exactement aux codes de l’ERP.
- Le mail doit être transféré de manière classique. Un transfert en pièce jointe encapsule le message et rend le bon de commande illisible.
- Les messages de la boîte dédiée ne doivent pas être traités manuellement en parallèle, afin d’éviter les commandes en double.
LE PRINCIPE DU PROJET
Le bon client. Le bon article.
En cas de doute, un retour clair.
AUTOMATISATION & IA / MC-DEVELOPMENT